Entendiendo los Incoterms: FOB, CIF, EXW Explicados

El comercio internacional se complica rápidamente. Te encuentras con presupuestos de dos proveedores, uno dice FOB a $8 por unidad y otro dice CIF a $9,50 por unidad, y no tienes ni idea de cuál es realmente más barato. Luego está la cuestión de quién paga si el envío se daña en tránsito, cuándo termina la responsabilidad del proveedor y qué pasa si la aduana retiene la mercancía en el puerto. FOB (Gratis a bordo), CIF (Coste, seguro y flete), y EXW (Ex Works) son los tres Incoterms que determinan exactamente cómo se reparten estos costes y riesgos entre usted y su proveedor. Si elige el incorrecto, pagará miles de euros de más o se las verá y deseará para gestionar la logística en un país cuyo idioma desconoce. Si lo hace bien, sabrá exactamente por lo que está pagando y quién es el responsable si algo sale mal.

He aquí la diferencia práctica: FOB significa que su proveedor embarca la mercancía en el puerto de origen y usted se hace cargo a partir de ahí. CIF significa que su proveedor se encarga del transporte y del seguro hasta el puerto de destino; usted sólo se ocupa de la aduana y de la entrega final. EXW significa que usted recoge todo directamente en la fábrica del proveedor y se encarga de todo lo demás. Cada término representa un reparto diferente de costes, responsabilidades y riesgos entre comprador y vendedor. FOB suele ser la mejor opción para las marcas de moda pequeñas y medianas: evita las complicaciones de coordinar con la logística china, al tiempo que mantiene el control sobre el flete marítimo y la capacidad de negociar con sus propios transitarios. El CIF traslada más trabajo al vendedor, pero a menudo conlleva recargos por flete que merman sus ahorros, mientras que el EXW le ofrece el máximo control, pero le obliga a navegar por los procedimientos de exportación chinos y la logística nacional, lo que resulta complicado si no dispone de un agente local o de experiencia en el país.

Qué son los incoterms y por qué son importantes para su empresa

Los Incoterms, abreviatura de International Commercial Terms, son definiciones comerciales estandarizadas publicadas por la Cámara de Comercio Internacional (CCI). Estas normas aclaran las responsabilidades de compradores y vendedores en las transacciones internacionales, e incluyen quién organiza el transporte, quién paga qué y en qué momento se transfiere el riesgo del vendedor al comprador. La versión actual, Incoterms 2020, incluye 11 términos diferentes, pero FOB, CIF y EXW son, con diferencia, los más utilizados cuando se adquieren productos de China.

El incoterm que elija repercutirá directamente en el coste total en destino, es decir, el coste real de llevar los productos a su almacén o centro de distribución. Aquí es donde la mayoría de los nuevos importadores cometen costosos errores. Una fábrica puede cotizar $8 por unidad FOB, mientras que otra cotiza $9,50 CIF. Sin entender los términos, se puede pensar que la primera es más barata. Pero si al precio FOB se suman los gastos de flete y seguro, la opción CIF puede resultar más barata. Sin embargo, hay un truco: los proveedores suelen inflar los costes de flete en los presupuestos CIF, así que aunque parezca conveniente, está pagando un sobreprecio oculto. La única forma de saberlo es desglosar las cifras.

Cómo afectan los incoterms a su tesorería y planificación

Los incoterms no sólo afectan a los precios, sino también a los plazos operativos y a la forma de gestionar el dinero. Con EXW, tiene que organizar todo inmediatamente, pagando a los transitarios y proveedores logísticos antes incluso de que las mercancías salgan de la fábrica. FOB requiere coordinación una vez que las mercancías llegan al puerto, mientras que CIF significa que usted se ocupa principalmente de las aduanas y la entrega en el interior del país. Para las nuevas empresas con un capital circulante limitado, esta diferencia de plazos es fundamental. Además, su elección afecta a la cobertura del seguro: con CIF, el vendedor proporciona una cobertura mínima que puede no proteger adecuadamente los artículos de moda de gran valor, por lo que es posible que tenga que contratar un seguro adicional de todos modos.

FOB (franco a bordo) en detalle

FOB es el incoterm más popular para las marcas de ropa que trabajan con fabricantes de Guangzhou y otros centros de producción chinos. En condiciones FOB, el vendedor es responsable de entregar la mercancía a bordo del buque en el puerto de embarque convenido -normalmente los puertos de Shanghai, Shenzhen o Guangzhou-. Su proveedor se hace cargo de todos los costes y riesgos hasta que la mercancía cruza la borda del buque: transporte terrestre hasta el puerto, despacho de aduanas de exportación y gastos de manipulación en la terminal de origen. Una vez cargada la mercancía a bordo, la responsabilidad y el riesgo pasan a usted.

Lo que hace atractivo el FOB es el control que le ofrece sin los quebraderos de cabeza de la logística nacional china. No tiene que realizar trámites de exportación ni negociar con empresas de transporte en Guangzhou, pero mantiene el control sobre el flete marítimo. Puede elegir su propio transitario, negociar tarifas directamente con los transportistas y seleccionar los horarios de envío que se ajusten a las necesidades de su empresa. Este control a menudo se traduce en un ahorro real de costes, especialmente si envía varios pedidos o ha establecido relaciones con proveedores logísticos. Cuando usted organiza su propia carga, tiene visibilidad directa del estado del envío y puede coordinar mejor con sus socios de almacén o distribución los plazos de llegada.

Variaciones FOB habituales

A menudo verá cotizaciones FOB con un nombre de puerto específico, como “FOB Shenzhen” o “FOB Shanghai”. Esto especifica exactamente dónde termina la responsabilidad del vendedor. Es fundamental confirmar qué puerto indica el proveedor, porque los costes de transporte interior desde la fábrica varían de un puerto a otro. Una fábrica de Guangzhou que envíe FOB Shanghái incluirá en su presupuesto costes de transporte interior más elevados que los que envíe FOB Guangzhou (Nansha). Si un proveedor cotiza “FOB China” sin especificar el puerto, pida siempre una aclaración y obtenga el puerto exacto por escrito antes de confirmar su pedido.

Otro detalle fundamental es saber qué incluye la cotización FOB de su proveedor. Algunas fábricas incluyen todos los gastos locales hasta la carga en el buque, mientras que otras pueden excluir determinados gastos de manipulación en terminal o tasas de documentación. Solicite siempre un desglose pormenorizado que muestre exactamente lo que está incluido. Esta transparencia le ayudará a comparar los presupuestos con exactitud y a evitar cargos sorpresa más adelante. Los proveedores experimentados que entienden de comercio internacional hacen que este proceso sea sencillo, por eso verificación de sus socios de fábrica es esencial antes de comprometerse a grandes pedidos.

CIF (Coste, Seguro y Flete) Explicado

Los términos CIF significan que el vendedor se encarga de todo hasta el puerto de destino, incluido el flete marítimo y la cobertura mínima del seguro. Su proveedor es responsable del transporte terrestre hasta el puerto de origen, el despacho de exportación, la carga en el buque, el flete marítimo hasta el puerto de destino y el seguro marítimo que cubre 110% del valor CIF. Sobre el papel, esto parece conveniente: un precio con todo incluido y otra persona se encarga de la logística. En la práctica, los presupuestos CIF a menudo incluyen recargos ocultos que los hacen más caros que organizar tu propio flete en condiciones FOB.

El componente del seguro es especialmente importante. En el marco del CIF, los vendedores sólo están obligados a proporcionar una cobertura mínima, que suele ser la de las Cláusulas de Carga del Instituto (C), una protección básica que cubre sucesos graves como incendios, explosiones, hundimiento del buque o colisión, pero que excluye riesgos comunes como robos, roturas o daños causados por la lluvia o el agua de mar. Si envía artículos de moda de gran valor o tejidos delicados, esta cobertura mínima no es suficiente. Es posible que tenga que contratar un seguro adicional, lo que significa que está pagando dos veces por el seguro: una en el precio CIF y otra por la cobertura suplementaria.

Cuando los FIC tienen sentido

El CIF puede ser la opción adecuada en determinadas situaciones. Si está realizando un pequeño pedido de prueba y aún no tiene relación con transitarios, el CIF simplifica su primera importación al agruparlo todo en una sola transacción. Resulta útil cuando se desean costes fijos y predecibles a efectos presupuestarios, especialmente con un proveedor de confianza que ofrezca precios transparentes sin excesivos recargos. Además, si su proveedor ha negociado tarifas por volumen con las navieras que son realmente mejores que las que usted podría obtener de forma independiente, el CIF podría ahorrarle dinero.

Para evaluar si un presupuesto CIF es justo, divídalo en componentes. Pida a su proveedor que le facilite por separado el coste de fábrica, el flete interior, el flete marítimo y los gastos de seguro. A continuación, compare los componentes del flete con los presupuestos de sus propios transitarios para la misma ruta y el mismo tipo de contenedor. También puede consultar plataformas como Freightos para obtener tarifas de flete marítimo de referencia. Si el precio del flete del proveedor está entre 10-15% de las tarifas de mercado, la comodidad puede merecer una pequeña prima. Si es 30-50% superior -lo que, por desgracia, ocurre a menudo-, es mejor negociar las condiciones FOB. Entendiendo opciones y gastos de envío desde China le ayuda a tomar decisiones informadas sobre qué término sirve mejor a su negocio.

Desglose EXW (Ex Works)

EXW representa la máxima responsabilidad para el comprador. En condiciones Ex Works, la única obligación del vendedor es poner la mercancía a disposición del comprador en sus instalaciones, normalmente su fábrica o almacén. Todo lo demás pasa a ser responsabilidad suya: organizar la recogida en la fábrica, cargar la mercancía en el camión, el transporte terrestre hasta el puerto, el despacho de aduanas de exportación, los gastos de terminal, el flete marítimo, el seguro, el despacho de importación, los aranceles y la entrega final. Esto le da un control total sobre toda la cadena logística, pero requiere mucha más experiencia y recursos para ejecutarlo correctamente.

El mayor reto de EXW para los compradores internacionales es el despacho aduanero de exportación chino. La normativa china exige que el exportador registrado sea una entidad china, lo que significa que su proveedor debe cooperar proporcionando la documentación necesaria, aunque técnicamente no tenga ninguna responsabilidad en el marco de EXW. Muchos proveedores son reacios a hacer esto porque crea trabajo extra sin compensación y riesgos potenciales de cumplimiento si algo sale mal. En la práctica, el EXW puro es poco frecuente en China: la mayoría de las transacciones que comienzan como “EXW” se convierten en FCA (Free Carrier), en las que el vendedor carga las mercancías en sus instalaciones y proporciona la documentación de exportación.

Por qué algunos compradores siguen eligiendo EXW

A pesar de estas complicaciones, EXW ofrece el precio de producto absolutamente más bajo porque la fábrica incluye sólo sus costes de fabricación. Para los compradores con redes logísticas establecidas en China -tal vez disponga de un agente local, una oficina de aprovisionamiento o un almacén de consolidación- EXW le permite aprovechar al máximo estos recursos. Puede combinar envíos de varios proveedores, optimizar la carga de contenedores, elegir las empresas de transporte más fiables y mantener una visibilidad completa de la cadena de suministro. Los importadores experimentados que han gestionado múltiples envíos suelen preferir este nivel de control.

Sin embargo, para la mayoría de las pequeñas y medianas marcas de moda, EXW crea más problemas de los que resuelve. A menos que se disponga de experiencia logística en China o se trabaje con un agente que pueda ocuparse de estos detalles, la inversión de tiempo y la posibilidad de cometer errores costosos suelen compensar el ahorro en el precio del producto. La carga administrativa que supone coordinar las recogidas, gestionar la documentación y garantizar el cumplimiento de la normativa china en materia de exportación es considerable. Si está considerando EXW, calcule todos los costes adicionales (honorarios del agente, transporte, documentación, gastos de terminal) y compare el total con un presupuesto FOB. A menudo, la diferencia es menor de lo que cabría esperar, lo que hace que la comodidad de FOB merezca la pena.

Implicaciones de los costes de envío según los distintos incoterms

Los gastos de envío son una de las variables más significativas del coste total en destino, y su gestión depende totalmente del Incoterm elegido. Con EXW, usted asume 100% de gastos de envío desde la fábrica hasta su destino. Esto incluye el transporte interior por camión en China (normalmente $200-400 por un contenedor completo desde Guangzhou hasta el puerto), los gastos de manipulación en la terminal ($150-300), los gastos de documentación ($50-150), el flete marítimo (muy variable según la ruta, la temporada y el tipo de contenedor), los gastos del puerto de destino, el despacho de aduanas, los aranceles y la entrega interior en su almacén. Dependiendo del destino, estos costes pueden suponer entre 1.000 y 4.000 euros o más para un envío en contenedor completo.

Los términos FOB dividen los costes de envío de forma más favorable para la mayoría de los compradores. Su proveedor absorbe los costes de China y los trámites de exportación, que a menudo puede realizar con más eficacia que usted desde el extranjero. Usted asume la responsabilidad del flete marítimo y de otros servicios, lo que le permite negociar con los transitarios y comparar las tarifas entre varios transportistas. Las tarifas de los fletes marítimos fluctúan drásticamente: durante la temporada alta (agosto-octubre, antes de las vacaciones de los minoristas occidentales) o en periodos de gran demanda, las tarifas pueden triplicarse o cuadruplicarse en comparación con los periodos valle. Tener relaciones directas con los transitarios le permite programar los envíos estratégicamente y consolidar potencialmente varios pedidos para maximizar la utilización de los contenedores.

Costes ocultos

Las tasas portuarias de destino pueden pillar por sorpresa a los importadores, ya que, aunque se aplican en el puerto de destino, varían mucho de un puerto a otro. La manipulación en terminal, las tasas de chasis, los cargos por pase de muelle y la tramitación de documentación pueden añadir varios cientos de dólares a su envío. Las tasas de despacho de aduanas y los honorarios del agente son independientes de los aranceles e impuestos, y suelen oscilar entre $100 y 300 por envío. Si sus mercancías requieren inspección o se enfrentan a problemas de conformidad, se aplican además tasas de examen.

Los gastos de demora y detención son otro gasto que se suele pasar por alto. Los puertos suelen dejar unos días libres antes de cobrar $75-150 al día por el almacenamiento del contenedor si no se recoge. Coordinar el horario de recogida, presentar la documentación aduanera con antelación y contar con un plan para la descarga del contenedor forman parte de una importación rentable. Estos detalles operativos son más importantes cuando se controla la logística en condiciones FOB o EXW. Trabajar con Fabricantes de Guangzhou que entienden su calendario le ayuda a presupuestar con precisión y evitar sorpresas de tesorería.

Elegir el incoterm adecuado para su empresa de moda

El Incoterm óptimo depende de varios factores: su nivel de experiencia, el tamaño y la frecuencia de los pedidos, el capital circulante disponible y las capacidades logísticas internas. Para la mayoría de las marcas de moda emergentes que hacen sus primeros pedidos, el FOB es el mejor equilibrio. Evita la complejidad de la logística nacional china y los procedimientos de exportación, al tiempo que mantiene el control sobre el transporte marítimo, lo que le permite establecer relaciones con transitarios de confianza que puedan prestarle servicios a medida que crece. El precio suele ser más transparente que el CIF, y usted adquiere valiosos conocimientos sobre el transporte marítimo internacional que benefician a su negocio a largo plazo.

A medida que su negocio madure y aumente el volumen de pedidos, es posible que utilice diferentes términos para diferentes situaciones. Los envíos pequeños y urgentes pueden funcionar mejor con CIF o DDP (Delivered Duty Paid, en los que el vendedor se encarga de todo), aceptando un sobreprecio por la rapidez y la comodidad. Los envíos regulares de gran volumen de productos básicos podrían optimizarse bajo FOB con tarifas de flete contratadas. Las muestras y los pedidos de prueba podrían enviarse por expreso bajo la modalidad CIF. La clave está en adaptar el plazo a las necesidades específicas de la empresa, en lugar de utilizar el mismo método para todos los envíos.

Negociar las condiciones con su proveedor

La mayoría de los fabricantes chinos tienen incoterms preferidos con los que trabajan habitualmente, normalmente FOB o EXW. Sin embargo, las condiciones son siempre negociables. Si un proveedor cotiza EXW pero usted quiere FOB, normalmente puede ajustar el presupuesto para incluir el transporte interior y el despacho de exportación; es simplemente cuestión de cambiar el precio. Si le dan un precio CIF pero usted prefiere FOB, pídales un desglose y una revisión del precio. Las conversaciones claras de este tipo generan confianza y garantizan que ambas partes entienden exactamente sus responsabilidades.

Al negociar, sea específico: qué puerto quiere, qué documentación necesita y quién se encarga de los gastos específicos. Póngalo todo por escrito en el contrato de compraventa o en la factura proforma. La ambigüedad sobre las responsabilidades da lugar a disputas cuando surgen costes inesperados. Los proveedores experimentados aprecian a los compradores que entienden los Incoterms y pueden hablar de logística con profesionalidad: es señal de seriedad y conocimiento, lo que a menudo conduce a mejores precios y servicios. Construir una relación sólida relaciones con los fabricantes lleva tiempo, pero da sus frutos gracias a unas operaciones más fluidas y a un trato preferente como cliente valioso.

Consideraciones sobre los seguros según los Incoterms

El seguro protege su inversión si la mercancía se daña, se pierde o es robada durante el tránsito. Bajo CIF, el vendedor debe proporcionar un seguro, pero como se ha mencionado, se trata de una cobertura mínima que puede no proteger adecuadamente los artículos de moda de alto valor. Con FOB y EXW, el seguro es responsabilidad del comprador. Muchos compradores subestiman este riesgo, especialmente en los primeros envíos, pero una sola pérdida puede acabar con sus márgenes en varios pedidos. El seguro de transporte marítimo suele costar entre 0,3% y 0,5% del valor de la carga para la cobertura básica, con tarifas más elevadas para las pólizas a todo riesgo.

Al contratar su propio seguro, puede especificar niveles de cobertura que se ajusten a su riesgo real. El seguro a todo riesgo de la carga cubre los daños por prácticamente cualquier causa externa, como manipulación brusca, colapso del contenedor, daños por agua y robo. También puede añadir cobertura por retrasos, que le indemniza si el retraso en la entrega le hace perder una temporada de ventas. Para las marcas de moda con un inventario sensible al tiempo -como las colecciones de temporada- esto puede ser especialmente valioso. Trabaje con transitarios o corredores de seguros de carga especializados que conozcan los riesgos del transporte de prendas de vestir y puedan recomendarle la cobertura adecuada.

Autoseguro frente a seguro comercial

A medida que aumente su volumen de envíos, podría considerar la posibilidad de autoasegurar los envíos más pequeños y mantener el seguro comercial para los pedidos grandes o de gran valor. Este enfoque puede ahorrar en primas, pero requiere una cuidadosa evaluación del riesgo y reservas de capital suficientes para absorber posibles pérdidas. La mayoría de las marcas pequeñas y medianas están mejor servidas con un seguro comercial constante para todos los envíos: la tranquilidad y la protección financiera compensan los costes relativamente modestos de las primas, especialmente cuando está construyendo su negocio y no puede permitirse una pérdida importante.

Documentación y requisitos de conformidad

Cada Incoterm implica responsabilidades específicas en materia de documentación que deben gestionarse correctamente para un despacho de aduanas sin problemas. En los términos FOB y CIF, su proveedor se encarga de la documentación de exportación, que incluye la factura comercial, la lista de empaque, la licencia de exportación (si procede) y el certificado de origen. Usted es responsable de la documentación de importación: entrada en aduana, licencia de importación (si es necesaria para los textiles en su país) y prueba de seguro. Tu agente de aduanas puede orientarte sobre estos requisitos, pero entender lo básico evita retrasos y cargos adicionales.

Entre los errores de documentación más comunes se encuentran los códigos incorrectos del Sistema Armonizado (SA) en las facturas, la falta de descripciones de los productos o los problemas de valoración que desencadenan el escrutinio de las aduanas. Los códigos del SA determinan los tipos de los derechos de aduana: utilizar un código incorrecto significa pagar de más o pagar de menos y enfrentarse a sanciones durante una auditoría. En el caso de las prendas de vestir, los códigos varían en función del contenido de fibra, la confección y el uso final. Trabaje con su proveedor y agente de aduanas para garantizar la exactitud desde el primer envío. La documentación adecuada es aún más importante si está desarrollando muestras o pequeñas tiradas antes de la producción a granel, ya que múltiples envíos pequeños pueden atraer más escrutinio que los patrones establecidos de importaciones regulares.

Pasos prácticos para su próximo pedido de importación

Cuando esté listo para hacer un pedido, siga este proceso para garantizar la claridad de los Incoterms y los gastos de envío. En primer lugar, pida a su proveedor presupuestos detallados que indiquen por separado el coste del producto, el embalaje, los gastos de transporte interior y los gastos relacionados con la exportación. Pregunte explícitamente qué Incoterm están cotizando y qué puerto (si procede). Si cotizan CIF, pida un desglose de los componentes de flete y seguro. A continuación, pide presupuestos de flete independientes a 2 o 3 transitarios para comparar. Calcula el coste total de desembarque en distintos supuestos para tomar una decisión con conocimiento de causa.

Una vez acordadas las condiciones, asegúrate de que tu orden de compra o contrato de venta especifica el Incoterm, el lugar designado y un desglose detallado de responsabilidades. Incluya plazos para las obligaciones de cada parte: cuándo debe tener lista la mercancía el proveedor, cuándo organizará usted la recogida o aceptará la entrega, y qué documentación proporciona cada parte. Aclare las condiciones de pago en relación con el Incoterm: normalmente, los depósitos se pagan antes de la producción, y el resto antes del envío en condiciones FOB/CIF o antes de la recogida en condiciones EXW. Comprender condiciones de pago en el contexto de los Incoterms protege a ambas partes y garantiza la fluidez de la transacción.

Durante todo el proceso, mantenga una comunicación abierta con sus proveedores y socios logísticos. Confirme los detalles de la reserva, reciba actualizaciones proactivas sobre el progreso de la producción y coordine los plazos para evitar recargos o retrasos. Cuanto más organizado y proactivo sea, menos sorpresas se encontrará. Con el tiempo, desarrollará sistemas eficientes que harán que la importación sea rutinaria en lugar de estresante, lo que le permitirá centrarse en el crecimiento de su marca en lugar de solucionar problemas logísticos.

Conclusiones: Los incoterms al servicio de su empresa

Dominar los términos FOB, CIF y EXW es fundamental para gestionar una marca de moda rentable que se abastezca internacionalmente. No se trata sólo de términos comerciales técnicos, sino que afectan directamente a los costes, el flujo de caja, la exposición al riesgo y la eficiencia operativa. FOB suele ofrecer el mejor equilibrio para la mayoría de las marcas de ropa, ya que le permite controlar los costes de flete al tiempo que evita la complejidad de la logística nacional china. CIF ofrece comodidad para pedidos pequeños o de primera vez, a pesar de los posibles sobrecostes, mientras que EXW es adecuado para importadores experimentados con operaciones establecidas en China.

Comienza tu próximo pedido solicitando a tu proveedor presupuestos detallados en cada opción de Incoterm, y luego compara el coste total en destino de cada escenario antes de decidirte. No dude en negociar las condiciones que convengan a ambas partes, y ponga siempre los acuerdos por escrito, con detalles concretos sobre costes, responsabilidades y documentación. A medida que adquiera experiencia con 2-3 envíos, desarrollará la intuición sobre qué término funciona mejor para los distintos tipos de pedidos y podrá optimizar su cadena de suministro en consecuencia.